Como trabalhar com voluntários na captação de recursos?

Quando falamos de captação de recursos para uma organização, podemos estar falando em captação de dinheiro, de materiais, de produtos, equipamentos, espaços físicos para a realização de atividades ou eventos e, sem dúvida, de pessoas.

A existência de voluntários, neste sentido, já é uma forma de captação de recursos - recursos humanos.

Os recursos humanos são essenciais na captação de outros recursos para uma organização, já que são necessárias pessoas para fazerem contatos com potenciais doadores, para ajudar na montagem de uma mala direta, na organização de eventos, em atividades de telemarketing etc.

A captação de recursos é uma atividade que deve permear toda a organização. Todos os funcionários e voluntários (sejam da linha de atendimento, diretores ou conselheiros) podem e devem participar das atividades de captação de recursos e, neste sentido, mesmo os funcionários de outras áreas da organização podem ser voluntários.

Se gerenciar pessoas já não é uma tarefa fácil, gerenciar voluntários apresenta alguns desafios adicionais. Estamos lidando com pessoas com motivações diferentes, disponibilidades diferentes, expectativas diferentes e com apenas uma coisa em comum ? não estão ganhando nada (financeiramente) para desenvolver o trabalho proposto.

Como cada uma destas pessoas pode ajudar? Que atividades estas pessoas podem desenvolver? Que contatos elas têm que podem ser úteis para a organização?

De quantas pessoas dispomos?

Que estrutura é necessária para gerenciar as atividades deste grupo?

Como vamos fazer para envolvê-las, motivá-las e controlar seu trabalho?

Que materiais são necessários para que estas pessoas possam desenvolver suas atividades de maneira mais produtiva.

Este planejamento deve ser feito antecipadamente, juntamente com o planejamento da captação como um todo, já que algumas das conclusões que vamos chegar ao analisar os recursos humanos de que dispomos podem afetar as decisões de como o plano como um todo deve ser conduzido.

Que atividades os voluntários podem desenvolver?

Inicialmente, qualquer atividade pode ser desenvolvida por voluntários. Existem dois caminhos que podemos seguir:

1. Depois de elaborado o plano de captação (no qual foram pensadas estrategicamente as atividades que devem ser realizadas para captação de recursos) a organização seleciona os voluntários para desenvolverem o trabalho

Esta é a situação ideal, já que a organização primeiro estabelece o que precisa ser feito e depois seleciona as pessoas que podem desempenhar aquela(s) tarefa(s) com eficiência.

Na realidade a situação que encontramos no mercado em geral é um pouco diferente desta, já que as organizações não dispõem de tantas alternativas de recursos humanos disponíveis.

2. Selecionados os voluntários, vamos fazer um levantamento de suas habilidades e aptidões e pensar como podemos explorá-las da melhor maneira possível.

Quando a organização não dispõe de muitas alternativas de recursos humanos disponíveis, este pode ser um caminho interessante.

Para que possamos aproveitar o melhor destas duas alternativas, a sugestão é: Elabore um plano de captação de recursos "ideal"; Identifique as habilidades necessárias para desenvolvimento das atividades do plano;

Monte um cadastro de voluntários disponíveis e identifique as habilidades de cada um deles;

Faça um cruzamento das duas informações e tente ajustar o plano para que fique o mais próximo possível do ideal e aproveite da melhor maneira possível as habilidades dos voluntários disponíveis.