Empresário cria programa para agilizar digitalização de documentos

                                    O grande volume de documentos que as empresas acumulam tornou a tecnologia indispensável no meio corporativo. A cada dia a demanda aumenta e já gerou um faturamento bruto de quase R$ 2 bilhões no último ano.

A digitalização é um jeito de eliminar problemas comuns nas empresas, como acúmulo de papéis. Pilhas e pilhas se transformam em um simples arquivo de computador. O empresário Diego Torres Martins desenvolveu um programa chamado Safe Doc, que permite fazer esse trabalho de maneira rápida e segura.

“Nós criamos esse modelo de serviço justamente para escala e atender vários segmentos, não só de grandes empresas, mas também o mercado de pequenas e médias”, diz o empresário Diego Torres Martins.

Uma equipe vai até o cliente, instala o programa e dá treinamento aos funcionários para utilizá-lo. Eles aprendem a scanear os documentos e depois classificá-los no programa. As informações digitalizadas são direcionadas para uma central de armazenamento, um portal totalmente seguro na internet.

“Existem ambientes seguros chamados de data center que onde, por exemplo, os bancos guardam informações de clientes que usam o internet banking. Então, lá tem toda uma questão de segurança física e de sistemas para não ter invasão e quebra de confiabilidade”, afirma Martins.

O cliente tem acesso ao material digitalizado de qualquer computador conectado a internet. Para ter o serviço, as empresas pagam uma mensalidade que vai de R$ 400 a R$ 1.200. O valor dá direito a um scaner, instalação do programa e acesso ilimitado ao portal.

A empresa de Martins gerencia todo o conteúdo armazenado. Ao todo, 55 funcionários fazem o trabalho. O modelo de gestão é diferenciado, baseado em empresas americanas de sucesso. A proposta é deixar o funcionário à vontade. Ele faz o próprio horário e trabalha em um local bem diferente. As baias são personalizadas. A ideia é que o escritório vire uma extensão da própria casa.

Sucesso

Oferecer um ambiente agradável e descontraído ao funcionário, e investir na tecnologia fizeram da empresa um exemplo de sucesso no mercado, uma fórmula com resultados surpreendentes. Em quatro anos o faturamento cresceu mais de cinco vezes e hoje 700 clientes são atendidos em todo o país.

São lojas, bancos, escritórios de recursos humanos e de contabilidade. Empresas que trabalham diariamente com um volume grande de papéis.

Investimento

Para começar o negócio o investimento foi alto: R$ 700 mil. Dinheiro usado no desenvolvimento do programa de computador que armazena os dados. Mas para quem deseja entrar nesse mercado, trabalhar apenas com o serviço de digitalização de documentos, o investimento inicial é bem menor, R$ 30 mil. É preciso scanners e computadores. O armazenamento dos dados pode ser feito em CDs.

Para o empresário Martins, o importante é entender a necessidade do cliente. “A gente percebe um porcentual muito pequeno, talvez não deva chegar a 10% das empresas brasileiras que têm esse tipo de solução dentro do seu negócio. Então a gente acredita que é um mercado totalmente aberto para expansão”, diz.

Um dos clientes da empresa é um escritório de contabilidade em São Paulo. São digitalizadas centenas de papéis todos os dias. O escritório faz a contabilidade de mais de 300 empresas. Tudo está no computador. O contador paga uma mensalidade de R$ 450.

“A gente tinha uma utilização aqui por volta de 20 caixas de papel por mês e hoje a gente não tem mais. A gente usa uma no máximo só para aquele trabalho que a gente precisa do papel”, diz o contador Ricardo Coelho.

Um escritório de design gráfico e de vídeo, em São Paulo, também optou por substituir os documentos em papel por arquivos virtuais. “Toda essa papelada não é legal ficar aqui na empresa disponível para qualquer um ver. Então só eu consigo acessar, é uma segurança para gente”, diz Ana Cristina Lemos, dona do escritório.