Regras de reembolso devem ser claras

Aquele almoço ou viagem de negócios pagos com o cartão corporativo devem ser encarados como uma extensão do trabalho. Por isso, além de tomar nota de tudo aquilo que se compra, cabe o bom senso de não esbanjar e gastar demais só porque não é você quem vai pagar a conta.

“Todas as despesas devem estar incluídas em um relatório detalhado. Este documento precisa mencionar o projeto, o cliente em questão, os objetivos dos eventos – almoço, reunião, entre outros. Além disso, os gastos devem ser relacionados e as notas fiscais, anexadas”, ensina Maria Aparecida Araújo, consultora de comportamento profissional e diretora geral da Etiqueta Corporativa Executives Manners Consulting.

Para a consultora, a chave para não errar é usar e abusar do bom senso. “Não se deve pedir, por exemplo, nem o prato mais caro, nem o mais barato. Isto vale para o anfitrião e para os convidados”, comenta.

Abuso

“Se o profissional come mais do que pode, pede pratos caros, bebidas, sobremesa, tudo o que ele acha que tem direito, isso mostra que não tem comprometimento nem cuidado com a empresa”, diz o empresário Douglas de Castro, de 37 anos.

Ele conta que, há três anos, demitiu um funcionário que gastou mais de R$ 350 em um almoço em um restaurante tradicional em São Paulo. “Esse profissional só me trouxe a nota fiscal com o valor. Não havia nada discriminado, nem os pratos, nem as bebidas. Disse apenas que era um cliente em potencial. Achei muita falta de respeito porque estava na cara que era para consumo próprio. Vai ver, tinha ido com a namorada”, lembra.

A solução adotada por Castro para que episódios como esse não se repetissem foi solicitar aos funcionários que avisassem com antecedência qual era o cliente com quem iam almoçar e o restaurante.

Regras claras

Maria Aparecida recomenda que haja muita transparência na política de gastos da empresa, as formas de reembolso e o formato dos relatórios. Para ela, cada um desses itens deve ser rigorosamente observado pelo profissional.

Confira algumas dicas da consultora:

Guarde todos os comprovantes e, junto com eles, anote em que ocasião foram utilizados (almoço, jantar, reunião, viagem) e com que cliente.

Caso o funcionário não tenha esse comprovante, deve justificar ao chefe porque esse recibo não está com ele. Essas situações devem ser excepcionais.

Se a empresa determinar um limite de gasto, em caso de excesso, o profissional deve arcar com as despesas extras.

Não peça o prato mais caro, nem o mais barato.

Saiba como funciona a política de reembolso da empresa para não ser pego de surpresa.

Use e abuse do bom senso.