Como organizar a viagem perfeita de formatura

Em meio às preocupações sobre a escolha da carreira e as pilhas de livros e apostilas com a matéria do vestibular, um oásis: a viagem de formatura, uma parada de uma semana na rotina de pré-vestibulando para respirar novos ares e se divertir com os amigos.

Além de uma pausa para relaxar em um período de estresse, a viagem é uma justa despedida dos amigos que fizeram parte do dia-a-dia uns dos outros durante anos. Por isso, ela precisa ser planejada e organizada com antecedência e cuidado para que aquilo que deve ser um momento de diversão e alegria não se torne motivo de aborrecimentos.

A estudante Caroline Moura, do terceiro ano do Colégio COC Novomundo, começou a organizar a viagem para Porto Seguro, na Bahia, em novembro de 2010. “Tivemos uma reunião com a empresa de viagens de formatura e levamos uma carta de apresentação aos pais. Depois, eles marcaram uma reunião com a empresa e acertaram os detalhes”, conta a estudante, que não chegou a procurar outras empresas. “Os formandos dos outros anos viajaram com a mesma agência e voltaram contando que foi muito bom. Nunca ouvi ninguém falar mal”, explica.

  Para a advogada Mariana Alves, do Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor – Idec, ouvir a opinião de quem já viajou pela agência antes de fechar contrato é uma boa ideia. “Escolha uma empresa que já tenha trabalhado com a escola antes e que não tenha apresentado problemas. Peça indicação a quem já foi”, aconselha.

Mas, para a advogada, referências de amigos não bastam. “É importante fazer uma pesquisa de mercado, escolher algumas empresas e verificar se são registradas na Embratur e se há reclamações na Fundação de Proteção e Defesa do Consumidor – Procon”, recomenda.

  Por isso, a recomendação de Leonel Rossi Jr., diretor da Associação Brasileira de Agências de Viagens – ABAV, é que os alunos não deixem para cuidar do assunto na última hora. “Não existe um prazo estabelecido, mas vale lembrar que para viagens em grupo ou de estudantes, o interessante é ser contratado o pacote com no mínimo um ano de antecedência”, diz. Ou seja, se o contrato deve ser fechado um ano antes da viagem, a pesquisa de mercado deve começar mais de doze meses antes da formatura.

Decidida a agência de viagens, é hora de analisar o contrato. “Leia atentamente e leve para um adulto, professor ou pai”, recomenda Mariana. E, caso haja alguma cláusula que desagrade aos pais, ainda é possível propor uma alteração. “Tente conversar. Se a agência não estiver aberta a negociações, é melhor procurar outra”, indica.

Precisa de comissão de formatura?

Caso o grupo de alunos dispostos a viajar seja muito grande, é melhor que todos façam uma votação e escolham alguns representantes para compor a comissão de formatura, que negociará com a agência e repassará todas as informações aos demais formandos. Mas, se a quantidade de interessados for pequena, todos podem – e devem - interferir diretamente nas decisões. “Todos os pais queriam participar e todos os alunos que viajaram foram às reuniões”, conta Rafael Zancan, de 18 anos, que viajou com os amigos de classe do COC em 2010 para Porto Seguro e adorou. “Foi até melhor do que o esperado. Você conhece muita gente e sai de lá com vários amigos”, afirma.

Depois de escolhida a empresa e fechado o contrato, é importante reunir todas as informações sobre a viagem. “Guarde todos os informativos, folders, contratos e recibos para exigir todos os serviços contratados”, aconselha Mariana Alves.

Guardar todos os folders de festas, contratos e comprovantes é fundamental para exigir que a agência cumpra o que prometeu

Poucos meses antes da viagem, a ansiedade dos estudantes aumenta e os preparativos também. “Já comprei algumas coisinhas, como vestido e shorts, mas estou esperando o calor para comprar biquíni”, diz a entusiasmada Caroline, que viaja no final de setembro. “Só falta agora a agência passar pra gente as informações sobre o kit balada, que tem os convites para algumas festas”, diz a formanda.

Mas, mesmo com uma mala para arrumar, vale achar um tempinho para contatar o hotel e a companhia aérea contratados. “Um pouco antes da viagem é bom ligar para se certificar de que a agência pagou as empresas e deixar o contato de alguém da turma para elas retornarem caso haja algum problema”, indica a advogada.

Se algo der errado   Se mesmo com todos esses cuidados algo não sair como planejado, os alunos insatisfeitos têm a quem recorrer. “O primeiro passo é tentar uma solução amigável, entrar em contato com a agência e dar um prazo para a devolução do dinheiro”, diz Mariana. “O Procon é a segunda opção, pois tenta fazer uma intermediação entre as duas partes para encontrar uma solução para o problema. Mas, se nada disso resolver, a questão precisará ser levada à justiça, que é um pouco mais lenta”, afirma a especialista.

Ajuda financeira   As viagens de formatura para destinos nacionais costumam custar cerca de R$ 2 mil reais (por aluno), e embora esse valor possa ser parcelado, algumas famílias não têm recursos para arcar com esse custo. A solução, portanto, pode ser organizar festas e vender doces aos colegas do colégio para ajudar no orçamento da turma.

O estudante Leonardo Dessena, de 17 anos, está no terceiro ano do Colégio São Luiz, de São Paulo, e faz parte da comissão de eventos da turma. Ao longo do ano, ele e os amigos organizam campeonatos esportivos, churrascos, dias temáticos e outros eventos dentro do colégio cujo objetivo é arrecadar verba para os formandos.

Embora o objetivo da comissão de eventos seja ajudar a conseguir os R$ 8 mil de entrada que devem ser pagos à empresa contratada para organizar o baile dos alunos, as iniciativas valem como sugestão para a comissão que cuida das viagens também. “A gente vende trufa às segundas e quartas, promove campeonatos de futsal e handebol e faz churrascos com guerra de bexigas”, conta Leonardo. “Estamos na metade do ano e já arrecadamos R$ 5 mil. É um valor bem alto”, comemora.

O dinheiro está guardado na casa de um dos alunos, mas eles estão pensando em abrir uma conta bancária para guardá-lo. E toda a movimentação do caixa é relatada aos demais alunos. “Todos os lucros e gastos a gente põe em uma planilha e mostra para a classe toda”, conta.