Mesa organizada aumenta produtividade, diz consultor

Dos documentos e objetos que os profissionais mantêm em suas mesas de trabalho, 80% é dispensável, atesta o personal organizer Ivo Corradi de Abreu, da consultoria OZ! Organize.

Os itens não ocupam só espaço mas também roubam minutos de trabalho, segundo Abreu. "[Quando ficam em cima da mesa], checamos os mesmos documentos várias vezes, e, com isso, perdemos muito tempo", comenta.

Organização, portanto, é sinônimo de produtividade. A pedido da Folha , ele deu diretrizes para a arrumação de uma mesa de trabalho de escritório que precisava de ordem e explicou como fazer a manutenção.

1. O primeiro passo é separar todo o material da seguinte maneira:

entrada: material novo e ainda não visto ou não consultado material necessário para o trabalho no dia a dia: manuais, calendário e porta-canetas vão nessa categoria arquivo morto: documentos e objetos que precisam ser guardados, mas já foram utilizados para um trabalho terminado arquivo de referência: documentos e objetos necessários para consulta esporádica arquivo corrente: todos os documentos e objetos necessários para um trabalho que está sendo desenvolvido lixo: tudo o que não vai mais ser usado (e aqui não dá para ter a mentalidade de "um dia eu posso vir a precisar") leitura: é útil separar um espaço para material que o profissional pretende ler, mas ainda não teve tempo Carlos Cecconello/Folhapress O primeiro passo para arrumar a mesa de trabalho é saber que material é utilizado todos os dias. Nesse caso, computador, telefone, calendário, canecas, manual e canetas 2. Com essas categorias em mente, faça pilhas de todas as coisas da mesa e de dentro das gavetas

Carlos Cecconello/Folhapress O material que não for ser usado constantemente deve ser separado e classificado de acordo com a utilização (veja abaixo padrão de classificação) 3. Jogue fora o que não será mais utilizado e reserve espaço para cada tipo de arquivo

4. Posicione os arquivos em seus devidos lugares

Carlos Cecconello/Folhapress Os livros ganharam um espaço para "leituras" e sairam de cima da mesa. Nela, só o essencial Corradi ensina que, a partir dessa arrumação, é preciso comprometer-se a dar encaminhamento para todos os documentos no momento em que forem vistos ou lidos. Esse tratamento pode ser:

resolver no mesmo minuto, se for algo simples e rápido agendar, se for algo que o profissional não poderá resolver naquele momento. "É preciso usar a agenda, anotar tudo lá, usá-la como uma ferramenta, uma aliada", comenta. arquivar, se for algo do qual se precisará no futuro descartar devolver ao remetente ou encaminhar, se for algo que não é da alçada do profissional Outras dicas para organização do ambiente de trabalho:

Tenha uma agenda sempre à mão e anote tudo nela - compromissos pessoais e profissionais Limpe a caixa de e-mails e crie pastas classificadas por assuntos Tente agrupar compromissos externos em horários próximos Se estiver fora do escritório, consulte sua lista de lembretes e veja se não é possível resolver outra tarefa Dedique 15 minutos do fim do dia para organizar o dia seguinte