Como planejar sua festa e viagem de formatura sem sustos

Como planejar sua festa e viagem de formatura sem sustos

Atualizado: Sexta-feira, 11 Março de 2011 as 10:27

Quatro, cinco, seis anos estudando. Depois de tanto esforço e dedicação, a formatura é o momento que simboliza a conquista de uma importante etapa na vida do estudante. Por isso, para evitar que sua festa ou viagem tenha algum imprevisto, é importante que seja feito um planejamento adequado, com muita pesquisa e comparação das empresas que organizam este tipo de evento.

Segundo o coordenador de marketing da Ás Eventos, Stefano Balian, geralmente as comissões de formatura começam a entrar em contato faltando de um ano e meio a dois anos para a formatura. "Esse é um prazo bom, para que a empresa possa ser analisada pela comissão e para que seja feito um parcelamento do valor total da festa", diz.

Planejamento

Foi o que fizeram os alunos de comunicação social da Faculdade Cásper Líbero. Faltando pouco mais de um ano para o término do curso, a comissão de formatura começou a pesquisar as empresas para organizar o baile.

"Nós separamos todas as propostas de empresas que nos procuraram. Primeiro, filtramos aquelas que eram mais conhecidas no mercado e que já tinham organizado algum evento na nossa faculdade. Entre essas, fomos em bailes para conferir a qualidade da organização. No final, sobraram duas empresas e optamos por aquela que se adequou melhor às nossas solicitações", afirma a jornalista Luana Alves, que fez parte da comissão de formatura da turma de 2008 da Cásper.

Segundo Balian, esta pesquisa é fundamental para evitar transtornos na hora da festa e garantir que a turma toda fique satisfeita. "É importante conversar com outras comissões que já fizeram a festa de formatura e buscar referências daquela empresa. Saber se tem qualidade, idoneidade, bom atendimento para ter certeza de que todos os acordos serão cumpridos", afirma o coordenador.

Valores

De acordo com o coordenador, o preço da formatura pode variar bastante. As mais em conta custam cerca de R$ 1.600 e as mais caras podem custar até R$ 8.000, no caso de turmas de medicina, por exemplo. "Os formandos de medicina participam de mais eventos do que os outros, eles fazem um jantar que é quase como uma outra festa de formatura", diz.

Na turma de Luana, o valor ficou na média. "Gastamos cerca de R$ 1.700", diz.

Também é bom lembrar que, em alguns casos, os integrantes da comissão de formatura ficam isentos do pagamento da festa, mas precisam trabalhar bastante organizando e resolvendo todos os problemas.

"Decidi entrar para a comissão porque sou bastante organizada e porque não teria condições de arcar com os custos. No final, apesar de todo o trabalho, valeu a pena", diz Luana.

Turma de formandos deve entrar em contato com a agência de formatura com bastante tempo de antecedência

Roupas e convites extras

Além do valor da festa, o formando também deve se preparar para os gastos extras. Se, por exemplo, sua família for muito grande ou você tiver muitos amigos, provavelmente terá de comprar convites a mais. "No valor da formatura estão inclusos, por exemplo, 10 convites (um do formando e nove para convidados). Se passar disso, é cobrado à parte", lembra Balian.

E tem também o gasto com os trajes. Os rapazes precisam alugar um smoking, o que, segundo Balian, custa entre de R$ 80 e R$ 150. Já as meninas gastam um pouco mais. "O aluguel de um vestido mais simples custa em torno de R$ 300. Já os mais elaborados podem custar R$ 2 mil ou R$ 3 mil", diz Balian.

Viagens

As viagens de formatura costumam ser mais procuradas por estudantes do ensino médio e fundamental. Nesses casos, também é importante que haja um bom planejamento por parte das turmas (ou das próprias escolas) para escolher a empresa que irá organizar o evento, tão esperado pelos alunos.

Segundo Fernando Escarelli, gerente de vendas da Trip & Fun, agência especializada em viagens de formandos, os destinos mais procurados pelos alunos do terceiro ano são Bariloche e Cancun. "Essas cidades ficam repletas de jovens durante a alta temporada. Eles querem estar em lugares com muito agito e gente da mesma idade", diz.

Na agência, as comissões e escolas também costumam fechar contrato com cerca de um ano de antecedência. "Assim elas tem como se planejar melhor e fazer um parcelamento mais extenso, com preço mais em conta", afirma.

Dicas

Para a escolha da empresa que irá organizar as viagens, as dicas são parecidas com as da formatura. "A primeira coisa é ver se a empresa é ou não idônea. Procurar na internet por comentários, vídeos e fotos de viagens de anos anteriores. Existem muitas empresas que estão levando os formandos para viagens pelo primeiro ano, não tem uma estrutura montada no exterior", afirma Escarelli.

Outro conselho para evitar problemas futuros é sempre pedir para a empresa cartas de referência, com dados dos responsáveis por outras viagens feitas anteriormente . "Com a carta de referência você pode entrar em contato com os coordenadores de outras escolas que já viajaram e se certificar que aquela empresa presta um bom serviço", finaliza.

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